Frais de bénévole abandonnés : la mention à écrire, et le reçu 2041-RD qui ouvre la réduction

L’abandon de frais par un bénévole n’a pas d’imprimé Cerfa à lui. C’est la première chose à savoir, parce que beaucoup de gens en cherchent un et n’en trouvent pas. Ce qui existe, c’est une mention manuscrite sur la note de frais, puis un reçu délivré par l’association. La chaîne casse à la première étape manquante.

Ce qui bloque : pas de mention écrite, pas de don

Impots.gouv.fr est explicite : la renonciation doit prendre « la forme d’une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais ». Un accord verbal, une habitude interne ou une ligne de comptabilité ne remplacent pas cette mention. Et une note de frais sans les justificatifs correspondants ne vaut rien non plus : c’est la dépense réellement engagée qui est abandonnée, pas une estimation.

La mention à porter, telle que l’administration la formule

Le modèle donné par impots.gouv.fr est le suivant :

« Je soussigné (nom et prénom de l’intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don. »

Elle se place sur la note de frais elle-même, après le détail des dépenses, et elle est signée par le bénévole.

Ce que l’association doit garder

Toujours selon impots.gouv.fr, l’organisme « doit conserver à l’appui de ses comptes la déclaration d’abandon ainsi que les pièces justificatives correspondant aux frais engagés par le bénévole ». Ce sont deux choses distinctes, et un contrôle demandera les deux : l’écrit de renonciation, et les factures, tickets ou relevés qui prouvent la dépense.

Le document qui ouvre la réduction : le reçu 2041-RD

C’est l’association qui délivre au bénévole donateur le formulaire 2041-RD, « Reçu des dons et versements effectués par les particuliers au titre des articles 200 et 978 du CGI », référencé sous le Cerfa n° 11580*05. Sans ce reçu, le bénévole n’a pas de pièce à produire. Le reçu est délivré par l’association, jamais rempli par le donateur lui-même.

Les frais de déplacement

Depuis 2022, indique impots.gouv.fr, « les frais de déplacement des bénévoles peuvent désormais être évalués avec le barème forfaitaire prévu pour les salariés ». Il n’y a donc pas, dans ce que nous avons lu, de barème spécifique aux bénévoles : c’est le barème kilométrique des salariés qui sert de référence. Le kilométrage doit rester justifiable — trajets, dates, objet de la mission.

Ce que cela donne à l’impôt, et à quelles conditions

La réduction d’impôt pour dons n’est ouverte que si l’organisme bénéficiaire remplit les conditions : but non lucratif, objet social désintéressé, et fonctionnement qui ne profite pas à un cercle restreint de personnes. Si ces conditions sont réunies, service-public.gouv.fr indique que :

• pour un organisme d’intérêt général, la réduction est de 66 % du montant donné, dans la limite de 20 % du revenu imposable ;
• pour un organisme d’aide aux personnes en difficulté, elle est de 75 % jusqu’à 2 000 €, puis de 66 % au-delà, toujours dans la limite de 20 % du revenu imposable ;
• la fraction de dons qui dépasse ces plafonds est reportable sur les cinq années suivantes.

Ces règles sont celles des dons en général : l’abandon de frais est traité comme un don, il n’ouvre pas un régime à part.

Un point à ne pas confondre

Renoncer au remboursement et se faire rembourser sont exclusifs l’un de l’autre. Si l’association vous rembourse, il n’y a pas de don et pas de reçu à délivrer. La note de frais sert alors à obtenir le remboursement, rien de plus.